商业沟通:如何编写正式的商业信

第7课:如何编写正式的商业信

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如何编写正式的商业信

每当您需要与另一家公司沟通或分享重要新闻时,商业信件可以在经典的抛光风格中呈现您的消息。与内部备忘录不同,商业信函通常从一家公司写入另一家公司,这就是为什么他们如此正式和结构。但是,字母也是相当多样的,因为它们可用于官方请求,公告,求职信,还有更多。

尽管形式,但是仍然可以拥有友好的基调,特别是因为它们在达到主要观点之前包括简要介绍。无论您在字母中使用的语气,您的写作都应仍然简洁,清晰,易于阅读。

观看下面的视频以了解正式的商业信件。

本教训侧重于美国商务信件。在世界其他地区写的信件可能具有微小的格式差异。

商业信的结构

商业信精确结构对其看起来和可读性至关重要。在写信时,您可以按照下面的结构创建有效文档。

  • 开幕式包括您的邮寄地址,全日制(例如,2017年7月30日)和收件人的姓名,公司和地址。在您的地址,日期和收件人的信息之间跳过一行。如果您使用已包含的信头,请不要添加您的地址。
  • 致敬使用“亲爱的”与他们的标题和姓氏以及“亲爱的柯林斯先生”或“亲爱的导演Kinkade”来解决收件人。如果您不知道收件人的性别,请使用他们的全名,例如“亲爱的泰勒院长”。最后,一定要在致敬的结束时添加冒号。
  • 身体在第一段中,介绍自己和你信的主要观点。以下段落应进入您的要点的细节,而最终段落应根据需要重述信函的目的并提供呼吁采取行动。
  • 关闭建议的正式闭幕式包括“真诚地”或“真正的”。为了更加个人关闭,考虑使用“诚挚的”或“最佳问候”。无论您选择什么,将逗号添加到它的末尾。
  • 签名:关闭后跳过四行,然后键入您的姓名。跳过另一条线并键入您的职位和公司名称。如果您正在提交硬拷贝,请使用蓝色或黑色墨水在空白区域中签名。
  • 围栏如果您包含此信函的文档,请在此列出它们。

结构的另一个重要部分是布局,这决定了如何格式化文本。商业信的最常见布局被称为块格式除了段落之间的双层空间,除了左侧合理和单个间隔的所有文本。这种布局让信件看起来很干净,易于阅读。

修订版

如上所述商业写作必需品修订版是写作的关键部分。查看您的来信,以保持简洁,并校对它以拼写拼写和语法错误。一旦写完写作,请询问某人阅读你的信并给你反馈,他们可以发现可能错过的错误。还要确保您的文档附加任何机箱,并且签署任何硬拷贝。

修改内容后,考虑外表你的信。如果您正在打印硬拷贝,请务必使用优质纸张。另外尝试使用信笺给您的文件提供更官方的外观。

商业信的例子

要在行动中查看本课程,让我们来通过审查下面的例子来看看抛光的商业信函。

这封信看起来很棒!该结构是完美的,文本是左上和单个间隔的。身体正式,友好,简洁,致敬和关闭看起来很好。它还包含一个手写签名,这意味着它准备好作为硬拷贝提交。

了解如何写商业信件将在整个职业生涯中为您服务。继续练习和学习它,您将能够以经典风格沟通。

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