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如何写一份清晰的商务备忘录

当你需要向你的同事汇报重要的信息或在工作场所发表声明时，你可以用一个业务备忘录是在正式场合对特定听众讲话的理想方式。

观看下面的视频学习如何写商业备忘录。

商务备忘录的基本内容

而商业备忘录和电子邮件备忘录可能一开始看起来相似，但有一些关键的区别。备忘录通常比电子邮件更正式，当你需要让你的信息看起来更正式时，就会使用它。它们还可以印刷和分发到这一信息影响最大的地方。

备忘录可以发给一个人也可以发给一群人，所以定制你的消息来反映你的听众的关注。就像任何商业文件一样，要始终保持专业和礼貌，即使你必须处理一个负面的话题。一份正式的备忘录不是用来批评某个人的，所以要关注事实和对未来有建设性的计划。

写商务备忘录

商业备忘录通常以头部分以下列格式列出收件人和其他详细信息:

• 来:包括每个收件人的名字和职位头衔(例如，Miranda Lawson，市场总监)。但是，如果您正在处理一个指定的组，只需说明组的名称(例如，Accounting Department)。
• 从包括你的名字和头衔。
• 日期:填写完整日期(如2017年6月30日)。
• 主题:使主题简短和描述性。

大多数商务备忘录都会跳过问候语(比如“您好，劳森女士”)，直接进入正文部分。不管你在写备忘录的时候什么时候开始一段话，一定要把这段话的要点放在最前面，这样你的写作就会直接易懂。

一般来说，备忘录不包括告别(比如“真诚的，汤娅”)，但根据你的信息或你公司的风格，这可能是合适的。如果你确实要写告别，要简短。

修订

正如在商务写作要点教训，修订对任何质量文件都是至关重要的。把你的信读一遍减少不必要的材料,澄清你的主要观点，和校对语法和事实错误。在你向观众提交备忘录之前，考虑一下反馈以确保你传达的信息是有效和专业的。

商业备忘录的例子

让我们探讨一些商业备忘录，看看这一课是如何运作的。我们将从一个写得很差的备忘录的例子开始。

上面的例子是不能接受的。正文不清晰，漫无边际，没有主题，而且很难找到每一段的要点。这种信息本身也非常不专业，尤其是因为它以一种消极的方式提醒了一个人。

现在让我们看一个更强的例子。

这好多了!正文简洁明了，每一段的第一句话就是主旨。它的主题也很突出，尽管分享了负面消息，但信息仍然很专业。

无论您是在详细描述新的政策更改，还是在新流程上更新员工，业务备忘录都是在同事之间传播信息的一种强大方式。在你练习和学习的过程中，你的备忘录会变得更有效率、更完善。

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