商业沟通:如何格式化商业文档

第十一课:如何格式化业务文档

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如何格式化业务文档

商务文档的格式看似令人生畏,但我们在这里帮助你增强信心。通过一些练习,你可以让你的文档看起来有条理和专业。

观看下面的视频,学习一些格式化业务文档的技巧。

您的公司可以使用自己的样式来格式化文档,例如使用特定的字体或配色方案。如果是这样的话,在本课中,你公司的风格应该永远比技巧更重要。

保持简单

在处理重要的业务主题时,可能会倾向于以一种装饰性和复杂的方式格式化文档。然而,有效格式化的关键是保持简单,即使你的文档的主题非常庞大和复杂。

简单的格式允许内容本身成为焦点,同时使您的文档易于阅读和导航。毕竟,如果格式把人们的注意力从内容上转移开了,那么它就没有发挥作用。

格式基本知识

简单有效的格式设置从一些关键技巧开始,这些技巧几乎适用于任何业务文档:

  • 使用传统的字体,例如Times New Roman或Arial。
  • 居左文本。
  • 使用要单倍行距段落

要学习更多关于文本格式的知识,请复习我们的课文为业务文档选择字体,或指我们的Word 2016教程。

当你使用这些技巧时,请记住是一致的在你的文档。要了解不一致会如何伤害你,请看下面的商业信函示例。字体改变了四次,文本从单倍间距变为双倍间距,对齐方式改变了两次。看起来不专业,不是吗?

不同类型的文件

由于存在多种类型的业务文档,请记住每一种文档都可能有独特的格式需求。例如,商业报告可能需要页码或封面,而备忘录可能需要公司的信头。在排版的时候,一定要记住文档类型的需求,这样才能更好地服务于读者。

要了解关于各种文档类型的更多信息,请复习下面的课程商业电子邮件备忘录报告,

使用图形

如果你在文档中使用图像和图表等图形,请确保它们清晰易读。虽然你应该使用尽可能多的图形,但不要仅仅为了装饰而添加它们。否则,额外的视觉效果可能会占据文档并掩盖你的信息。

在下面的示例中,唯一的图形是易于阅读且不占页面主导地位的图表。

正确的格式对你的工作质量有很大的影响。花点时间格式化和组织你的信息,它将会是专业的,清晰的,有效的。

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