商务沟通:商务写作要点

第六课:商务写作要点

/ / en /商务沟通/ overcoming-phone-anxiety /内容

商务写作要点

在你职业生涯的某个时刻,你可能需要写些东西。不过,这并不可怕!

商务写作在专业场合是否有书面交流,包括电子邮件备忘录,报告.它是直接的,清晰的,并设计为快速阅读。通过时间和练习,你也可以成为一名有效的商业作家。

观看下面的视频,学习一些商务写作的技巧。

商务写作的基础知识

好的商务写作能够分享重要的信息,并将读者的关注点牢记于心。所以在你写任何东西之前,问自己这两个问题:

我该说些什么?

谁是我的观众?

你的答案会影响你写作的内容和方式,所以花点时间去理解你为什么要写作。如果你不能清楚地回答这些问题,你可能会在有效沟通方面遇到困难。

大多数商务写作都需要一个行动呼吁,这是指示和鼓励回应的信息。让你的读者知道他们应该做什么,去哪里等等。提供你的联系方式(如电话号码或电子邮件地址)以防有人有疑问。从本质上讲,确保每个人都知道自己的下一步行动,就像下面的例子。

编写工艺

开门见山很快。你是否需要告诉员工工作安排的变化或公司政策的更新?提前告诉他们应该知道什么,不要让他们猜测。

尽量使每个句子简短明了。简化你的词汇选择,因为当你可以使用简单的词汇时,你不应该使用复杂的词汇。此外,不要胡思乱想。一份关于健康保险变更的全公司备忘录并不是提及你最近钓鱼之旅的最佳场所。简而言之,总是省略不必要的词

尽管你是在专业场合,记住要用你希望别人怎么说的方式去和别人说话。考虑使用简短的问候语或结束语,尤其是当你在分享不愉快的消息时,记住这句话谢谢你!有很长的路要走。当你不确定某件事是否适合写的时候,不要把它写进去。

目的是保持你的段落简短,因为它们会增加你的信息的重点,同时更容易浏览和记住。下面的例子是一个有效的阅读,感谢简短的段落,清晰的句子,和礼貌的,专业的语气。

修订

好的写作来自于修订所以,仔细阅读你的初稿,找出哪些可行,哪些不可行。理清句子,组织松散的结构,直到所有内容按照逻辑顺序进行。如果在你的文档准备好之前需要进行几次修改,不要感到惊讶。

作为复习过程的一部分,试着大声朗读你的作品,这可能会揭示你之前没有注意到的问题。你也可以找你信任的人来提供反馈在你的工作。倾听他们的观点可以带来新的见解和你从未意识到的问题。

校对是复习的另一个关键部分。在你使用拼写检查器之后,再检查一遍你的作业,看看拼写检查器可能漏掉的拼写和语法错误。还要花点时间确保你所写的信息是准确的和最新的。如果你提交的信息不正确或写作草率,你可能不会被认真对待。下面的例子看起来专业吗?

记住,商务写作不是一夜之间就能掌握的。有效的写作需要大量的时间和练习来培养。但是一旦你适应了,你就拥有了一项非常有价值的工作技能。

/ / en /商务沟通/ how-to-write-a-formal-business-letter /内容